O Home Office é uma modalidade de trabalho muito distante da realidade de várias agências e operadoras de viagens. Além disso, quando não estamos acostumados a trabalhar de casa, as inúmeras distrações do ambiente familiar podem impactar a nossa produtividade.

Por isso, separamos algumas dicas para implementar Home Office na sua equipe!

Primeiramente, a sua empresa deve definir um meio de comunicação efetivo para que não ocorram mal entendidos ou falta de informações. Atualmente existem diversas ferramentas de contato ou conferência online. Um ótimo exemplo é o Hangouts Meet do Google, que inclusive está temporariamente gratuito para auxiliar nas necessidades de contato remoto causadas pelo Coronavírus. Aqui na Decision nós realizamos o contato por texto através do Slack, que é outra ótima opção!

Bom, a questão da comunicação eficaz é extremamente importante. Porém, também é preciso criar métricas para garantir a produtividade no Home Office. Por exemplo, pode-se realizar uma reunião por vídeo no início do expediente e outra ao final, onde pode ser comparada a previsão de atividades do dia com o que de fato foi realizado. Outra ideia é a distribuição de tarefas por colaborador, ajudando a manter o foco no que deve ser feito e afastando as tentações e distrações de trabalhar sozinho em casa.

Contudo, o mais importante ainda é criar um senso de responsabilidade e confiança dentro do time! Todos devem focar em manter seu ritmo diário, boa comunicação com os colegas e trabalhar de forma transparente!

Adicionalmente, caso você deseje realizar a checagem de jornada, é possível utilizar sistemas de ponto eletrônico, por exemplo.

Bom, agora vamos ver as dicas para implementar Home Office de forma prática. Toda a sua equipe deve adotar essas técnicas para atingir a eficiência máxima:

1. Organize a sua rotina!

Ao acordar não fique de pijama! Claro, não precisa vestir terno e gravata, mas crie um hábito de rotina e vista-se com roupas confortáveis e casuais. Programe pequenas pausas ao longo da jornada de trabalho, por exemplo, 10 minutos para circular pela casa, ou beber algo a cada 1 hora de trabalho. Se você não utiliza redes sociais para o seu trabalho, fique longe delas!

2. Planeje suas tarefas

A peça chave para a modalidade de Home Office dar certo é a organização. Ok, disso você já sabe, então vamos às dicas práticas:

• Crie listas de tarefas diárias, e se possível planeje um tempo máximo para cada tarefa ou grupo de tarefas
• Utilize ferramentas (grátis) que possam te auxiliar a visualizar de forma prática todas as tarefas pendentes, as em andamento, e realizadas. Assim você terá uma noção de produtividade e foco no que realmente deve ser realizado.
• Crie metas e pequenas recompensas. Por exemplo, a cada grupo de tarefas realizado permita-se uma pausa de 15 minutos para lanche, interagir com outras pessoas da casa ou até mesmo usar redes sociais.

3. Procure um local tranquilo

Bom, é muito importante preparar o seu ambiente de trabalho em algum local tranquilo, preferencialmente sem a circulação e barulhos de familiares realizando outras atividades. Ao mesmo tempo, pode ser difícil limitar a rotina de quem está em casa e não está trabalhando, por exemplo. Então, tente encontrar algum cômodo da casa onde você possa ficar sozinho!

4. Use uma mesa adequada

Sabemos que uma mesa adequada para utilizar um computador proporciona muito mais conforto. Por exemplo, ficar no sofá com seu notebook no colo ou sentar na bancada da cozinha podem não ser as melhores opções para o fluxo de trabalho como um todo.

5. Tenha os objetos sempre à mão

Agora que você definiu onde será seu ambiente de trabalho, deixe sempre por perto os principais objetos que são necessários. Por exemplo, tenha sempre na mesa sua calculadora, headset, água, caderno e canetas. Materiais de escrivaninha que não são usados diariamente na rotina de trabalho podem ser guardados durante este momento. Ou seja, os livros, pastas, porta-retratos e demais podem ir temporariamente para uma gaveta!

6. Ambiente iluminado e ventilado

Prepare sua mesa de trabalho em algum ambiente iluminado e ventilado, preferencialmente de forma que a luz natural não incida diretamente no monitor. Caso a iluminação natural não seja suficiente, providencia luminárias que possam auxiliar nesta questão.

7. Organização para o dia seguinte

Assim como no escritório você costuma sair em determinado horário, em casa você fará o mesmo! Após o horário de expediente combinado, se desligue do trabalho e arrume sua mesa e agenda para o próximo dia!

Podem parecer dicas óbvias, mas certamente você terá maior produtividade e uma rotina menos cansativa se aplicar estas simples dicas e adaptar ao seu ritmo e método de trabalho!

Por fim, de bônus, veja 3 grandes pecados do Home Office (para você não cair em tentação!)

• Liberdade para usar celular e aplicativos em excesso, sem que ninguém esteja te “controlando”

• Procrastinar as tarefas por ter a flexibilidade de fazer a qualquer momento em casa

• Não seguir uma rotina de trabalho planejada

Aproveitando que você já sabe como implementar o Home Office na agência, confira este material de como vender mais!