Descubra como a Agaxtur eliminou ERPs ineficientes e planilhas manuais, reduzindo a conciliação de dias para horas e ganhando inteligência de dados.

A Trajetória da Agaxtur: Mais de 70 anos moldando o turismo no Brasil

A história da Agaxtur confunde-se com a própria evolução do turismo de lazer no mercado brasileiro. Nascida na década de 1950 na cidade de Santos (SP), pelas mãos do imigrante italiano Aldo Leone, a empresa começou oferecendo excursões locais para turistas estrangeiros. O crescimento foi veloz: em 1954, a operadora rompia fronteiras ao realizar sua primeira rota internacional rumo à Argentina. Mas o grande divisor de águas consolidou-se a partir dos anos 1960 e 1970, quando o fundador apostou no turismo marítimo e firmou uma parceria histórica com a armadora italiana Costa Armatori para trazer o imponente navio Andrea C para águas nacionais, assumindo a liderança isolada do segmento.

Nas décadas seguintes, a empresa expandiu suas filiais físicas pelos endereços mais nobres de São Paulo, Rio de Janeiro e escritórios internacionais, além de inovar nos anos 1990 com comitivas focadas em grandes eventos esportivos, como a Copa do Mundo de Futebol. Toda essa bagagem de mais de sete décadas de pioneirismo e relevância de mercado preparou a marca para o seu próximo grande passo estratégico.

O Cenário: Crescimento robusto e a exigência por governança de dados

Recentemente, a operadora passou por um dos seus mais importantes marcos corporativos: a aquisição pelo Grupo Águia Branca. A incorporação por um dos maiores conglomerados de transporte do país exigiu uma virada de chave imediata na cultura de retaguarda (back-office) da empresa, elevando o nível de exigência sobre a consistência, auditoria e governança dos dados financeiros.

“Essa virada de chave (que despertou a busca por aumentar a eficiência e da operação financeira), foi exatamente na aquisição do grupo. 

— Antônio Padua, P.O. e Financeiro da Agaxtur

Era 2024 e a empresa deparou-se com uma nova e urgente etapa de maturidade corporativa: a necessidade de profissionalizar e criar estratégias rígidas de controle para o seu alto volume de vendas.

O grupo investidor trouxe uma cultura sólida voltada para a governança de dados, exigindo exatidão absoluta em setores como controladoria, contas a pagar e contas a receber.

O Desafio: O gargalo do esforço mecânico diante do alto volume de vendas

A nova diretriz de conformidade e governança contrastava diretamente com uma retaguarda operacional que ainda dependia de rotinas manuais de conciliação. Diante de uma operação robusta e de alta performance, mas que utilizava sistemas ERPs que ainda exigiam controle descentralizado em planilhas gerando atrasos significativos, era imprescindível buscar a evolução.

“Pelo volume de vendas que nós temos aqui, a gente precisava ter uma estratégia, ou seja, a gente precisava ter um bom sistema de back-office que atendesse as necessidades da operação.”

— Francisco Donizete, Gestor de Tecnologia da Agaxtur

Na prática, a retaguarda financeira enfrentava três gargalos principais de tempo:

• Conferência morosa: O processo completo de apuração de comissões a receber do segmento marítimo e a respectiva emissão das notas de cobrança consumiam de 4 a 5 dias úteis da equipe.
• Tratamento de dados em massa: A conciliação de faturamentos envolvia listas extensas de bookings de brokers e parceiros, obrigando os analistas a realizar cruzamentos manuais complexos.
• Uso de ERPs ineficientes que ainda exigiam controle descentralizado: O fluxo de prestação de contas e comissionamento para a rede de franqueados dependia da alimentação mecânica de planilhas compartilhadas no Drive, gerando riscos de digitação e ruídos de comunicação.

A Solução: Sistema Decision e a transição para a eficiência operacional

Para mitigar esses riscos operacionais e garantir a escalabilidade necessária para o crescimento da operadora, a Agaxtur consolidou, no mesmo ano, a adoção do ERP financeiro da Decision Systems.

A transição ocorreu por meio da aplicação do Método Decision, estruturando a implantação em etapas previsíveis de diagnóstico, parametrização das regras específicas do turismo e a ativação de recursos nativos integrados à rotina financeira da empresa:

1. Processamento bruto de dados para auditoria financeira

O ERP assumiu o processamento pesado das informações por meio de suas ferramentas nativas de conciliação. Em vez de o time despender dias efetuando cruzamentos manuais de arquivos, o sistema passou a processar essas planilhas massivas de fornecedores e cartões em minutos logo após o upload.

A plataforma realiza a varredura bruta e o analista atua diretamente como um auditor, concentrando esforços na avaliação estratégica das divergências de valores ou vencimentos apontadas pelo software.

2. Transparência e autonomia no ecossistema B2B (Portal do Cliente)

A complexidade associada ao comissionamento da rede de franqueados foi sanada com a ativação do módulo nativo do Portal do Cliente. O fluxo automatizou o ciclo de repasses de ponta a ponta.

Através de um painel exclusivo com login individual, cada franqueado ganhou autonomia para consultar extratos de valores a receber, faturas de royalties e taxas de marketing. A estruturação inicial desse ecossistema foi concluída e disponibilizada em pouco mais de um mês.

3. Alinhamento corporativo de alto nível

Uma operação robusta e de ticket elevado como a da Agaxtur exige pragmatismo comercial. A parceria estruturou-se sob a premissa de um relacionamento técnico direto e consultivo, eliminando filas tradicionais de suporte burocrático e permitindo discussões de alto nível focadas na evolução ágil do sistema conforme as demandas surgem.

Os Resultados: Governança mensurável e segurança operacional

A automatização das tarefas operacionais repetitivas de faturamento, liquidação e conciliação trouxe resultados diretos para a governança financeira da empresa:

• Aceleração no faturamento: O tempo total para apuração de comissões marítimas e envio para a cobrança foi reduzido de 5 dias para apenas aproximadamente 1 dia.
• Controle de prazos com parceiros: No Portal B2B, a rede de franqueados passou a visualizar suas comissões consolidadas na plataforma em até 48 horas após a venda, reduzindo contestações.
• Qualidade analítica: O departamento financeiro eliminou o tempo gasto com digitação mecânica, convertendo horas de trabalho operacional em capacidade de análise estratégica dos dados.

“O ganho que tivemos com a eliminação do trabalho manual foi uma virada de jogo. Conseguimos cruzar dados de cartões, contas a pagar e comissões em minutos. O analista não perde mais tempo batendo planilha e reserva manualmente; ele agora tem tempo para avaliar se o fornecedor cobrou certo, se os vencimentos estão corretos e focar na qualidade estratégica da informação.”

— Antônio Padua, P.O. e Financeiro da Agaxtur

Desde 2024, o ERP da Decision Systems atua como a espinha dorsal da “retaguarda” da operadora, integrando frentes de contas a pagar, contas a receber, tesouraria e auditoria de operações aéreas, terrestres e marítimas, passando pelas mãos de praticamente todas as pessoas de diversas áreas, dos mais de 270 colaboradores da empresa.

“Se o conselho de administração me perguntar hoje se o nosso back-office financeiro está estruturado e preparado para acompanhar as nossas metas de crescimento, a resposta é sim. Temos uma ferramenta robusta que funciona como a nossa base. Atribuo nota 10 para a experiência de entrega, agilidade e justiça nas entregas conduzidas pela Decision.”

— Francisco Donizete, Gestor de Tecnologia da Agaxtur

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